شنود تلفن (Room Monitor) از مهم‌ترین قابلیت‌های دستگاه‌های تلفن سانترال است که مدیران با استفاده از آن می‌توانند به صورت کاملا حرفه‌ای مکالمات کارمندان خود را با مشتریان شنود نمایند. مدیران نیاز دارند تا عمکرد کارمندان و پاسخگویی آن‌ها را بررسی کنند، به همین دلیل می‌توانند قابلیت شنود را روی تلفن‌های مورد نظر خود فعال نموده و در هر زمان تماس آن‌ها را شنود کنند. پیش از این در مطلب دستگاه سانترال چیست؟ به صورت کامل با این دستگاه و نحوه کارکرد آن آشنا شدیم. حال در این مطلب به آموزش نحوه شنود تلفن سانترال به صورت حرفه‌ای می‌پردازیم.
آیا شنود تلفن سانترال قانونی است؟
شنود تلفن سانترال از طریق مدیران امری کاملا طبیعی و قانونی است؛ زیرا مدیران حق دارند در هر زمان مکالمه کارمندان خود با مشتریان را رصد کرده و آن‌ها را مدیریت کنند. این کار توسط دستگاه‌های تلفن سانترال که یکی از کاربردهای شبکه به حساب می‌آید؛ امکان پذیر است؛ نحوه شنود تلفن سانترال بسیار آسان است و با چند مرحله ساده میتوانید قابلیت شنود را فعال نمایید. همچنین شنود مکالمات در سانترال نکات بسیار مهمی دارد که باید به آن توجه و دقت کافی را داشته باشید.
انواع سانترال
نکات مهم شنود مکالمات در سانترال
قبل از فعالسازی و انجام هرگونه اقدام برای شنود مکالمات در سانترال، خوب است به این نکات توجه نمایید. هنگامی که شما بخواهید وارد مکالمه یکی از کارمندان یا یکی از داخلی‌ها شوید، بلافاصله هر سه نفر شما صدای بوق کنفرانس را خواهید شنید که این بوق به معنای ورود یک نفر جدید به مکالمه است. اگر بخواهید کارمندان متوجه ورود شما به مکالمه نشوند، میتوانید با استفاده از کد 105 این صدای بوق را به صورت کامل غیر فعال نمایید. نکته دیگر این است که وقتی شما وارد یک مکالمه می‌شوید، چراغ CONF روشن خواهد شد. همچنین نشان دهنده به نام INTERCOM نیز روشن خواهد شد؛ به این معنا که فرد سومی وارد این مکالمه شده است.
مراحل فعالسازی شنود تلفن سانترال
در اینجا به توضیح کامل نحوه شنود تلفن سانترال می‌پردازیم. برای فعالسازی شنود مکالمات در سانترال باید از یک گوشی قابل برنامه ریزی (مانند تلفن مدیریتی سانترال پاناسونیک مدل KX-AT7730) وارد بخش Program تلفن شویم. ابتدا دکمه Program را فشار داده و سپس کلیدهای ستاره (*) و مربع (#) را می‌فشاریم. برای وارد شدن به حالت برنامه ریزی باید رمز عبور را وارد نماییم. این رمز به صورت پیشفرض 1234 می‌باشد. اگر رمز توسط مدیریت تغییر داده شده باشد، باید رمز تعیین شده توسط مدیریت را وارد نمایید.
در مرحله بعدی باید کد 612 که مربوط به قابلیت شنود یا Room Monitor می‌باشد را وارد می‌کنیم. سپس باید شماره داخلی مورد نظر و شماره جک آن را بدست بیاورید. در اینجا ما فرض می‌کنیم که داخلی مورد نظر ما 102 می‌باشد که جک متناسب با آن 02 است. پس از وارد کردن کد 612، شماره 02 را وارد کرده و سپس دکمه AUTO-ANS را می‌فشاریم تا قابلیت شنود روی تلفن داخلی مورد نظر فعال شود. در انتها نیز دکمه STORE را می‌فشاریم تا تنظیمات مورد نظر ذخیره شوند. برای خروج از حالت برنامه ریزی نیز ابتدا دکمه HOLD را فشرده و سپس دکمه Program را می‌فشاریم.
کار با دستگاه های سانترال
سپس گوشی تلفن داخلی 102 را برداشته (دکمه SP-PHONE را بفشارید) و کد 7351 را وارد نموده و در نهایت کلید # را فشار دهید. اگر تمام مراحل قبل را به درستی انجام داده باشید، با این کار روی صفحه تلفن عبارت Room Monitor ON را مشاهده خواهید نمود. در این صورت شنود مکالمات در سانترال مورد نظر برای داخلی 102 با موفقیت فعال شده است. حال مدیر مجموعه در زمان مورد نظر خود می‌تواند وارد مکالمه داخلی 102 شده و تماس او را شنود نماید.
ضبط‌های تلفن چه مدت ذخیره می‌شوند؟
ضبط صدا روی دستگاه‌های تلفن سانترال به دو صورت انجام می‌پذیرد. حالت اول ضبط مکالمه سانترال بر روی کامپیوتر می‌باشد که در این صورت مکالمات و پرینت تماس‌ها به وسیله یک نرم افزار بر روی حافظه کامپیوتر ذخیره خواهند شد. در این حالت مدت زمان ذخیره شدن تماس‌ها بستگی به ظرفیت حافظه کامپیوتر دارد؛ هرچه ظرفیت حافظه کامپیوتر بیشتر باشد تماس برای مدت بیشتری قابل نگهداری خواهند بود. حالت دوم استفاده از یک دستگاه با حافظه جانبی می‌باشد. در این حالت مدت زمان ذخیره شدن تماس‌ها بستگی به ظرفیت حافظه جانبی دارد. برای مثال روی یک حافظه جانبی 32GB میتوانید حدود 2240 ساعت مکالمه ذخیره نمایید.
دستگاه سانترال با صفحه نمایش
سخن پایانی
در این مطلب به آموزش نحوه شنود تلفن سانترال و نکات مهم و مراحل فعالسازی آن پرداختیم. قابلیت Room Monitor به شما امکان شنود مکالمات در سانترال را می‌دهد؛ تنها کافیست این امکان را روی داخلی مورد نظر فعال نمایید. این قابلیت مخصوص مدیران بوده و برای بررسی نحوه برخورد و پاسخگویی کارمندان با مشتریان و یا کارمندان دیگر مورد استفاده قرار می‌گیرد. البته باید توجه داشته باشید که هنگام ورود شما به مکالمه در حالت عادی برای سایر نفرات، صدای بوق کنفرانس پخش خواهد شد؛ این بوق نشان دهنده ورود یک نفر جدید به مکالمه است که برای جلوگیری از پخش شدن آن، میتوانید با استفاده از کد 105 این بوق را غیر فعال نمایید.
فناوران آتیه گئومات
سوالات متداول
- آیا قابلیت شنود تلفن سانترال وجود دارد؟
بله. با استفاده از قابلیت Room Monitor شما میتوانید تماسهای داخلیهای مورد نظر خود را شنود نمایید. در این مطلب نحوه شنود تلفن سانترال را به طور کامل آموزش دادیم.
- آیا در زمان ورود به یک مکالمه سایر افراد داخل مکالمه آگاه خواهند شد؟
هنگام ورود شما به مکالمه، یک بوق که نشانه کنفرانس است، برای هر سه نفر پخش خواهد شد. برای غیر فعال کردن این اتفاق، میتوانید از کد 105 استفاده نمایید. همچنین وقتی شما وارد یک مکالمه می‌شوید، چراغ CONF روشن و نشان دهنده INTERCOM روشن خواهد شد؛ این موضوع نشان دهنده ورود یک نفر دیگر به مکالمه می‌باشد.
- برای فعالسازی امکان شنود مکالمات در سانترال به چه تلفنی نیاز داریم؟
برای این کار به یک تلفن قابل برنامهریزی (مانند تلفن مدیریتی سانترال پاناسونیک مدل KX-AT7730) نیاز داریم تا از طریق قسمت Program تلفن، قابلیت Room Monitor یا شنود را روی تلفن داخلی مورد نظر فعال نماییم.
- مراحل فعالسازی شنود مکالمات در سانترال چگونه است؟
ابتدا باید وارد بخش Program شده و سپس کد 612 که مربوط به قابلیت شنود است را وارد نمایید. سپس کد جک متناسب با داخلی مورد نظر (برای مثال کد جک متناسب با داخلی 102، 02 است) را وارد نمایید و دکمه AUTO-ANS را بفشارید. در انتها نیز دکمه STORE را بفشارید تا تنظیمات ذخیره شوند.