امروزه بسیاری از کسب‌وکارهای تجاری جهت برقراری ارتباط موثر و کارآمد با مشتریان خود از تلفن‌هایی مبتنی بر فناوری VoIP استفاده می‌کنند. در واقع آنها با خرید تلفن تحت شبکه از امکاناتی مانند: مدیریت تماس‌ها، انتقال تماس‌ها، ضبط مکالمات، و اشتراک‌گذاری اطلاعات، کنفرانس تلفنی، ارسال پیام‌های متنی و… بهره می‌برند که در تلفن‌های سنتی امکان‌پذیر نیست. اما ممکن است این راهکار برای برخی از شرکت‌های کوچک‌تر پرهزینه باشد. اینجاست که سافت فونها وارد عمل می‌شوند و همین قابلیت‌ها را با هزینه کمتر و راه اندازی ساده‌تر در اختیار آنها قرار می‌دهند. اگر علاقمند هستید بدانید سافت فون چیست و چگونه کار می‌کند در ادامه با ما همراه باشید.
تلفن نرم افزاری
سافت فون چیست؟
سافت فون نوعی گوشی مبتنی بر نرم افزار است. این نرم افزار به شما اجازه می‌دهد تا بدون نیاز به سخت افزار فیزیکی تعیین شده، از طریق یک اتصال اینترنتی تماس تلفنی برقرار کنید. می‌توان آن را روی دسکتاپ‌ها و دستگاه‌های موبایل نصب کرد. به طور کلی، سافت فونها به شما کمک می‌کنند تا بدون تلفن واقعی تماس تلفنی برقرار کنید.
تجهیزات لازم برای راه اندازی سافت فون
بالاتر متوجه شدیم که سافت فون چیست اما برای راه اندازی آن بایستی چکار کنیم؟ برای کار با یک تلفن نرم افزاری لازم است اقدامات زیر را انجام دهید:
- تهیه یک کامپیوتر شخصی یا لپ تاپ با میکروفون و بلندگو یا یک هدست. البته میتوانید از گوشی هوشمند یا تبلت مدرن هم استفاده کنید.
- شما به پهنای باند یا اتصال اینترنتی قوی نیاز خواهید داشت.
- همچنین باید یک حساب کاربری از ارائه دهنده خدمات (VoIP) داشته باشید.
- در نهایت یک برنامه سافت فون دانلود کنید.
سافت فونها چگونه کار می‌کنند؟
سافت فونها با استفاده از یک ارائه دهنده خدمات VoIP مبتنی بر فضای ابری، ارتباطات صوتی، متنی و تصویری را از طریق وب ارائه می‌دهند. این نرم افزار با اکثر کامپیوترهای رومیزی، لپ تاپ‌ها، گوشی‌های هوشمند، تبلت‌ها و دیگر دستگاه‌های متصل به اینترنت که می‌توانند از میکروفون و اسپیکر پشتیبانی کنند، کار می‌کند.
روش کار یک تلفن نرم افزاری به این صورت است که وقتی کاربری یک تماس را از سافت فون برقرار می‌کند، داده‌های صوتی به صورت پکت درآمده و به ارائه دهنده خدمات ویپ ارسال می‌شوند. در آنجا بسته‌های حاوی داده به سیگنال‌های صوتی تبدیل شده و به سمت کاربر طرف دیگر تماس انتقال می‌یابند. این فرایند به صورت دو طرفه اتفاق می‌افتد تا در نهایت یک ارتباط کامل توسط سافت فون به وجود می‌آید.
مزایای سافت فون
مزایای تلفن نرم افزاری
مزیت‌های سافت فون چیست؟ فناوری سافت فون مزایای زیادی نسبت به سیستم‌های تلفن سنتی دارد. این نرم افزار ویژگی‌های آشنای تلفن و همچنین برخی موارد جدید را ترکیب می‌کند. برخی از فواید استفاده از آن به شرح زیر هستند:
قابلیت بروزرسانی
تلفن‌های نرم‌افزاری به دلیل طراحی فناورانه و اتصال به شبکه اینترنت، قابلیت بروزرسانی آسان را فراهم می‌کنند. این به کاربران این امکان را می‌دهد که به سرعت از به‌روزرسانی‌ها و اضافه‌شدن ویژگی‌های جدید بهره‌مند شوند، بدون نیاز به تعویض سخت‌افزار یا مراجعه به مکآن‌های فیزیکی.
آپدیت آسان
برخلاف سخت‌افزار که هنگام قدیمی شدن باید به طور کامل تعویض شود، تلفن نرم افزاری به دلیل طراحی فناورانه و اتصال به شبکه اینترنت به راحتی قابل به‌روزرسانی است. علاوه بر این، به دلیل مجوز نرم‌افزار، آپدیت‌ها به صورت خودکار اجرا می‌شوند و نیاز به تهیه نرم‌افزار جدید را از بین می‌برد. این قابلیت سبب می‌شود تا کاربران به‌سرعت از به‌روزرسانی‌ها و اضافه‌شدن ویژگی‌های جدید بهره‌مند شوند
کاربرپسند بودن
این نرم‌افزارها با طراحی ساده و قابل فهم، به کاربران این امکان را می‌دهند تا به راحتی از امکانات گسترده آنها بهره‌مند شوند و ارتباطات خود را به طور کارآمد مدیریت کنند.
از دست ندادن تماس‌ها در یک شرکت
وقتی صحبت از تجارت می‌شود، یک تماس تلفنی بی پاسخ یک فرصت از دست رفته است. اگر به هر دلیلی امکان پاسخ دادن به تلفن وجود نداشته باشد، به احتمال زیاد فرد تماس گیرنده به سراغ گزینه دیگری خواهد رفت. اما می‌توان با استفاده از یک سافت فون از این مشکل جلوگیری کرد. تلفن‌های نرم افزاری به راحتی قابل استفاده بر روی هر دستگاهی از جمله وب، دسکتاپ و یا تلفن همراه بوده و نیازی به نصب و تنظیمات پیچیده ندارند.
قابلیت‌های ذکر شده سبب می‌شود تا کارمندان یک شرکت در هر مکانی با استفاده از دستگاه‌های هوشمندی که در اختیار دارند پاسخگوی تماس‌های ورودی باشند. علاوه بر این، تلفن‌های نرم‌افزاری به شرکت‌ها امکان مدیریت بهتر تماس‌ها را می‌دهند. همه اینها در کنار هم باعث کاهش احتمال از دست رفتن تماس‌های مهم می‌شوند و به بهبود کارایی و ارتباطات داخلی سازمان کمک می‌کنند.
کاربرد تلفن نرم افزاری
کاربردهای سافت فون چیست؟
یک سافت فون یا تلفن نرم افزاری، می‌تواند کاربردهای متعددی در حوزه‌های مختلف داشته باشد. از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- در شرکت‌ها و سازمان‌ها، سافت فونها می‌توانند به عنوان تلفن‌های کاری برای برقراری تماس‌های صوتی و تصویری، ارسال پیام‌ها و مدیریت تماس‌ها مورد استفاده قرار بگیرند. همچنین امکان ادغام با سیستم‌های مدیریت مخاطبین و تبادل اطلاعات بیشتر را دارند.
- تلفن‌های نرم افزاری به عنوان جایگزینی ارزان‌تر و کارآمدتر برای تلفن‌های سخت‌افزاری، منجر به کاهش هزینه‌های ارتباطات در سازمان‌ها می‌شود. این شامل هزینه‌های نگهداری، ارتقاء و سرویس‌دهی مرتبط با تلفن‌های سنتی می‌شود.
- شرکت‌ها و تیم‌هایی که با همکاری یا مشتریان خود در سراسر جهان ارتباط دارند، می‌توانند با سافت فون تماس‌های بین‌المللی را با هزینه کمتر نسبت به تلفن‌های معمولی برقرار نمایند.
- از تلفن نرم افزاری می‌توان برای کار از راه دور نیز استفاده کرد. با توجه به امکان اجرای سافت‌فون‌ها بر روی دستگاه‌های همراه و کامپیوترها، کارمندان می‌توانند از هر کجا که دسترسی به اینترنت داشته باشند به وظایف کاری خود پرداخته و ارتباط برقرار کنند.
- سافت‌فون‌ها از ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند تماس تصویری، ضبط مکالمات، مدیریت پیام‌ها و دفترچه تلفن هوشمند پشتیبانی می‌کنند، که این امکانات در تلفن‌های سخت‌افزاری ممکن نبوده یا هزینه بیشتری دارند. پس برای این موارد هم تلفن نرم افزاری می‌تواند کاربرد داشته باشد.
- بسیاری از مشاغل همچنان فکس ارسال می‌کنند. می‌توان فکس را از طریق تلفن نرم افزاری نیز ارسال و دریافت کرد و نیازی به دستگاه‌های فکس فیزیکی نیست.
چه کسب و کاری بهتر است از سافت فون استفاده کند؟
تلفن نرم افزاری با توجه به امکانات فراوانی که دارد، می‌تواند برای بسیاری از کسب‌و‌کار‌ها یک گزینه عالی باشد. هر مجموعه‌ای با هر اندازه تقریبا می‌تواند از سافت فون استفاده کند.
- سافت فونها برای شرکت‌های متوسط و بزرگی که از ارتباطات پیچیده و حجیمی برخوردارند، عالی عمل می‌کنند. قابلیت‌های مدیریت تماس، کنفرانس تلفنی و امکانات پیشرفته مانند: انتقال تماس به سادگی و سرعت بالا انجام می‌شود.
- کسب‌وکارهای آنلاین و حوزه فناوری اطلاعات که بخش زیادی از فعالیت‌هایشان در فضای مجازی انجام می‌شود نیز می‌توانند از سافت فون استفاده نمایند. برخی از امکانات تلفن نرم افزاری همچون: برقراری ویدئو کنفرانس، پیام‌رسانی تیمی و… به بهبود کارایی و ارتباطات این مجموعه‌ها کمک می‌کند.
- برای شرکت‌های کوچک و استارتاپ‌ها نیز سافت فونها گزینه ایده‌آلی هستند. هزینه کمتر نسبت به سیستم‌های سنتی، قابلیت استفاده آسان و انعطاف‌پذیری بالا از جمله مزایای تلفن نرم افزاری برای این شرکت‌ها است.
نحوه کار سافت فون
سخن پایانی
سافت فون چیست؟ Softphone یک تلفن نرم افزاری مبتنی بر اینترنت است که می‌تواند برای کسب‌وکارهایی که نیاز به ارتباطات سیال دارند، گزینه فوق العاده‌ای باشد. تلفن‌های نرم افزاری تمام ویژگی‌های دستگاه‌های تلفن سنتی را با مزایای بیشتر مانند: ویدئو کنفرانس، چت، پیامک و… ارائه می‌دهند. با سافت فونها محدود به یک مکان خاص نخواهید بود. میتوانید از راه دور کارهای ارتباطی خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید.
راه اندازی آسان و تجهیزات بسیار اندک موردنیاز برای استفاده از سافت فون نیز بر محبوبیت آن اضافه می‌کند. کافی است یک حساب کاربری از یک مجموعه ارائه دهنده خدمات voip داشته باشید. سپس به وسیله گوشی هوشمند، تبلت، pc و لپ تاپ (تحت هر سیستم عاملی) و نصب نرم افزار سافت فون روی این دستگاهها به راحتی از آن بهره مند شوید.
منبع: business
فناوران آتیه گئومات
سوالات متداول
- آیا یک سافت فون همانند VoIP است؟
هم سافت فون نوعی سیستم ارتباطی VoIP (صدا روی پروتکل اینترنت) است که به شما اجازه می‌دهد با استفاده از اینترنت تماس تلفنی برقرار کنید. شرکت‌ها VoIP را انتخاب می‌کنند تا صورتحساب‌های کلی تلفن خود را کاهش دهند، ویژگی‌های ارتباطی خود را ارتقا دهند، ارتباط مشتری را افزایش دهند، و به سادگی تماس‌های کنفرانسی برقرار کنند. همه این موارد را دقیقا سافت فون عملی می‌کند.
- تفاوت بین موبایل و سافت فون چیست؟
سافت فونها در اصل اپلیکیشنهای گوشی هستند. آنها تلاش می‌کنند تمام قدرت یک تلفن رومیزی اداری را به یک کامپیوتر یا دستگاه موبایل بیاورند. شما میتوانید آنها را در فروشگاه‌های اپلیکیشن برای طیف گستردهای از دستگاهها دانلود یا خریداری کنید. بخصوص، سافت فونها برای سیستم عاملهای iOS و اندروید اخیراً گسترش یافتهاند.
- معایب سافت فون چیست؟
اگر اینترنت و برق شما قطع شود، قادر دریافت تماس نخواهید بود. برای استفاده از تلفن نرم افزاری داشتن اینترنت خوب بسیار مهم است، زیرا اتصال ضعیف باعث می‌شود تماس خود را از دست بدهید یا نتوانید با تماس گیرنده صحبت کنید.