یکی از بهترین راه‌ها برای پاسخگویی سریع به مشتریان، نصب تلفن گویا است. تلفن گویا باعث ساماندهی به تماس‌های ورودی می‌شود؛ به همین دلیل هنوز هم ضرورت راه اندازی تلفن گویا برای سازمان‌های کوچک و بزرگ بسیار بالاست. تلفن گویا تنها برروی سیستم های آنالوگ سانترال و یا سیستم تلفنی voip قابل نصب هستند. اگر با سیستم voip آشنایی ندارید می توانید به مقاله voip چیست؟ مراجعه نمایید. در این مطلب به آموزش نصب و راه اندازی تلفن گویا به سریع‌ترین روش ممکن خواهیم پرداخت.
تلفن گویا یا منشی تلفنی چیست؟
به احتمال زیاد شما نیز این تجربه را داشته‌اید که با یک مرکز خدماتی تماس گرفته و یک پیغام صوتی از قبل ضبط شده را شنیده‌اید که خدمات مختلف شرکت را نام برده و برای هر کدام یک کد ذکر می‌کند که باید از بین آن‌ها انتخاب کنید؛ به این سرویس تلفن گویا یا منشی تلفنی گفته می‌شود. تلفن گویا یک سرویس ارتباطی است که در بین شرکت‌های ارائه خدمات و یا فروش تجهیزات بسیار محبوب شده است. همانطور که گفته شد شما می‌توانید منشی تلفنی را روی سیستم‌های سانترال و هم روی سیستم voip فعالسازی کنید. برای فعالسازی تلفن گویا ابتدا باید با راه اندازی سانترال آشنا شوید.
منشی تلفنی یا تلفن گویا به چه معناست؟
نحوه راه اندازی و نصب تلفن گویا
اگر شما صاحب کسب و کار کوچک یا بزرگی هستید که مشتریان شما از طریق تماس تلفنی با شما ارتباط برقرار می‌کنند، نصب تلفن گویا می‌تواند به ساماندهی تماس‌های دریافتی شما کمک کند. در ادامه به آموزش تمامی روش‌های راه اندازی و تلفن گویا می‌پردازیم.
راه اندازی تلفن گویا بر بستر voip
برای راه اندازی تلفن گویا بر بسته voip باید ابتدا مرکز تلفن voip برای شما راه اندازی شده باشد. برای این کار نیاز به یک کامپیوتر، اینترنت و تلفن مخصوص voip دارید. وظیفه این مرکز تلفن مدیریت تماس‌های ورودی به صورت هوشمند و هدایت نمودن آن‌ها طبق برنامه ریزی به واحدهای مربوطه است. پس از راه اندازی voip باید ماژول تلفن گویا هوشمند را روی آن پیاده سازی نمایید. تمامی این مراحل باید توسط یک کارشناس انجام شود. در مرحله پایانی نیاز است موارد زیر را مشخص نموده و در اختیار کارشناس مربوطه قرار دهید:
- یک پیام خوش آمدگویی ضبط شده
- آوای انتظار
- اعداد اختصاص یافته به هر کدام از داخلی‌ها
- سناریوهای مختلف را بررسی نموده و عملکرد مورد انتظارتان در آن زمان‌ها را مشخص نمایید؛ برای مثال «زمانی هیچکس در شرکت نیست»، «زمانی که کارشناسان حضور دارند» و…
نصب تلفن گویا روی سانترال
قابلیت نصب تلفن گویا روی برخی از دستگاه‌های سانترال پاناسونیک نیز وجود دارد. برای برنامه ریزی این سانترال‌ها، نیاز به یک تلفن مخصوص سانترال قابل برنامه ریزی داریم. روی این تلفن، دکمه Program را زده و سپس ستاره، مربع و در نهایت رمز عبور در نظر گرفته شده برای این قسمت را وارد میکنیم؛ این رمز به صورت پیشفرض 1234 است. پس از ورود به حالت برنامه ریزی کد 414 را وارد میکنیم که مخصوص تماس‌های شهری است. با این کار تماس‌هایی که از طریق خطوط شهری برقرار می‌شوند را به تلفن گویا هدایت میکنیم. پس از وارد کردن کد 414 برای تایید کلید SP-PHONE را فشرده و برای انتخاب تمامی خطوط شهری دکمه ستاره را می‌زنیم. سپس بین 8 پیام خوش آمد گویی ممکن، یکی را انتخاب نموده و در نهایت دکمه STORE را می‌زنیم تا تنظیمات ذخیره شود.
برای ضبط پیام خوش آمد، باید پس از ورود به قسمت برنامه ریزی تلفن کد 91 را وارد نمایید. در این قسمت شما می‌توانید 8 پیام مختلف ضبط کنید. برای ضبط اولین پیام، دکمه 1 را فشرده و بعد مدت کوتاهی گوشی را برداشته و پیام مورد نظر خود را می‌گوییم. همچنین می‌توانید با وارد کردن کد 504 میزان تاخیر پخش پیام خوش آمدگویی را مشخص کنید. ما توصیه میکنیم پس از وارد نمودن کد 504 دکمه 0 را فشار دهید تا بلافاصله پس از وصل شدن تماس، پیام خوش آمدگویی پخش شود.
نحوه کار منشی تلفنی
در نهایت برای مشخص نمودن مسیر در تلفن گویا، در قسمت برنامه ریزی باید کد 501 را وارد نمایید. سپس می‌توانید برای اعداد 0 تا 9 مسیر مشخص نمایید. برای مثال می‌توانید تعیین کنید پس از فشردن دکمه 1 کاربر به جک 01 که داخلی 101 به آن متصل است، منتقل شود. این مسیر باید با پیام خوش آمدی که ضبط نموده‌اید همخوانی داشته باشد.
کاربردهای تلفن گویا
همانطور که گفته شد، نصب تلفن گویا به منظور ساماندهی تماس‌های ورودی مراکزی کاربرد دارد که مشتریان آن‌ها به صورت تلفنی با آن‌ها در تماس هستند. از طریق این سیستم می‌توانید برای اعداد 0 تا 9 مسیرهای مخصوصی برای داخلی‌های مرکز خود معین کنید و با استفاده از یک صدای از پیش ضبط شده این مسیرها را برای کاربران توضیح دهید. سیستم دستور را از کاربران دریافت کرده و آن‌ها را به داخلی مورد نظر متصل می‌کند.
مزایا و معایب نصب تلفن گویا
استفاده از تلفن گویا مزایای بسیاری دارد. البته در کنار آن‌ها یکسری معایب نیز دارد. در این قسمت به بررسی مزایا و معایب نصب تلفن گویا می‌پردازیم. از مزایای راه اندازی تلفن گویا می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- اعلام پیام تبریک و خوش آمدگویی به مشتریان
- پاسخگویی منظم و یکسان تماسها
- امکان ایجاد صف پاسخگویی
- گزارش‌گیری تماسها
- امکان ضبط تماسها
علاوه بر موارد بالا استفاده از تلفن گویا بر بستر voip مزایای دیگری نیز دارد که عبارتند از:
- استفاده از تلفن گویا بر بستر voip بسیار راحت است و تنها نیاز به اینترنت دارد.
- یکی دیگر از مزیت‌های استفاده از تلفن گویا voip، کاهش هزینه‌های تماس بین واحدهای داخلی است. با توجه به اینکه تماسها بر بستر اینترنت برقرار می‌شوند، هزینه تماس از شرکت به سایر واحدها یا حتی تماس‌های خارج از شرکت، رایگان یا با هزینه کمتر از خط تلفن عادی خواهد بود.
از معدود معایب تلفن گویا voip می توان به این موضوع اشاره نمود که اگر اینترنت شما قطع شود یا دچار اختلال شود، امکان استفاده از این سیستم وجود نخواهد داشت.
ivr و امکانات آن
امکانات تلفن گویا
از امکانات تلفن گویا می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- ایجاد سیستم نوبت دهی
- امکان رزرواسیون تلفنی
- پشتیبانی هوشمند
- امکان برگزاری نظرسنجی
- امکان ارسال و دریافت فکس
- ضبط تماسها و مکالمات
- گزارش‌گیری تماسها
- ساخت صندوق صوتی
نکات مهم در نصب منشی تلفنی
پیش از نصب تلفن گویا باید نیازهای خود را بررسی نمایید. برای مثال این موضوع را مشخص نمایید که چند کاربر قرار است به سیستم تلفن گویا متصل شوند. ممکن است برخی از سرویس‌های تلفن گویا دارای محدودیت اتصال کاربران باشند و در صورت بیشتر شدن کاربران از تعداد معین شده، مابقی آن‌ها صدای بوق اشغال را خواهند شنید. همچنین تعداد داخلی‌ها نیز ممکن است دارای محدودیت باشند یا تعداد جک‌های موجود در شبکه شما کافی نباشند. بهتر است از ابتدا تمامی این موارد را مشخص نموده و برای آن‌ها برنامه ریزی داشته باشید تا پس از نصب تلفن گویا دچار مشکل نشوید.
تفاوت نصب تلفن گویا تحت شبکه یا سانترال
اولین و اصلی‌ترین تفاوت نصب تلفن گویا تحت شبکه voip یا بر روی سانترال این است که تلفن گویای تحت شبکه متصل به اینترنت است و نیازی به سیم کشی و کابل کشی ندارد. اما تلفن گویای سانترال همانطور که از نام آن پیداست روی یک سانترال نصب می‌شود و نیاز است تا تلفن‌های داخلی را با استفاده از سیم به جک‌های سانترال متصل نمایید.
تفاوت دیگر آن‌ها این است که نصب منشی تلفنی روی شبکه بسیار آسان‌تر بوده و تنها نیاز به افزودن یک ماژول به سیستم voip دارد. اما راه اندازی تلفن گویا روی سانترال همانطور که بالاتر نیز توضیح دادیم، دارای مراحل طولانی‌تر و سخت‌تری است. همچنین با استفاده از سیستم voip تقریبا هر سناریویی که مدنظر داشته باشید را می‌توانید روی آن پیاده سازی نمایید و همچنین حالت‌های مختلفی از جلمه «زمانی که هیچ اپراتوری در دسترس نیست» را برای آن تعریف نمایید. اما تلفن گویای سانترال تنها قابلیت برنامه ریزی برای یک سناریو بسیار ساده را دارد.
ivr
سخن پایانی
نصب تلفن گویا می‌تواند یک اقدام مهم در جهت نظم دادن به تماس‌های ورودی شرکت‌ها و مراکز ارائه خدماتی است که تماس‌های ورودی زیادی از سوی مشتریان خود دارند. تلفن گویا قابلیت راه اندازی هم روی سیستم‌های تلفن مرکزی voip و هم بر روی دستگاه‌های سانترال را دارد. پس از راه اندازی تلفن گویا، شما می‌توانید یک پیام صوتی از پیش ضبط شده را برای کاربر پخش نموده و برای شماره‌های 0 تا 9 تلفن مسیر مشخص کنید تا زمانی که کاربر هر کدام از این شماره‌ها را وارد می‌کند، به یکی از داخلی‌های مدنظر متصل شود.
فناوران آتیه گئومات
سوالات متداول
- تلفن گویا چیست؟
تلفن گویا یک سیستم هوشمند است که به محض برقراری تماس، یک پیام صوتی از پیش ضبط شده که شامل راهنمای سیستم میباشد را برای کاربر پخش می‌کند. روی این سیستم می‌توان برای اعداد 0 تا 9 مسیری را مشخص نمود که به یکی از داخلی‌های متصل به سیستم ختم می‌شود. تلفن گویا، یکی از این اعداد را از کاربر دریافت نموده و او را به داخلی مورد نظر متصل می‌کند.
- چگونه تلفن گویا را راه اندازی کنیم؟
اگر بخواهید تلفن گویا را روی سیستم تلفن مرکزی voip راه اندازی کنید، تنها نیاز به یک کامپیوتر و اینترنت دارید. پس از راه اندازی سیستم voip، باید ماژول مخصوص تلفن گویا را روی آن نصب نمایید و به صورت دلخواه آن را برنامه ریزی نمایید. اما اگر بخواهید تلفن گویا را روی سانترال نصب کنید، باید یک تلفن سانترال قابل برنامه ریزی داشته باشید و از طریق آن برای برنامه ریزی تلفن گویا اقدام نمایید.